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如何做好第三方支持性监测评估 -以青岛为例

宋娟 车晓琳 2019-04-22 09:37   协作者云公益 投搞 打印 收藏

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青岛协作者提供的专业支持,促使各社会组织合作意识得到提升,并初步建立起良好的服务协作关系。各社会组织在直接服务层面上,开展的多元化服务覆盖区域广,使服务对象切实受益。项目执行过程中,总结了此篇有效经验。

2017年,青岛市协作者社会工作发展中心(以下简称青岛协作者)受青岛市市北区民政局委托开展第三方支持性监测评估工作。在北京协作者的支持下,青岛协作者采取支持性监测辅导的方式,以项目实践为学习平台,为参与项目运作的社会组织开展督导、培训、监测等支持工作.

在近一年的项目实施期内,青岛协作者共计为各组织开展6次培训,实地监测20家组织,撰写22份现场监测报告,为3个品牌项目现场辅导各3次,日常辅导30次,提升社会组织项目运作管理能力,协助17个项目完成了项目指标要求,顺利结项。其他3个项目由于各类自身及外部因素提出项目延期或终止申请。 

青岛协作者提供的专业支持,促使各社会组织合作意识得到提升,并初步建立起良好的服务协作关系。各社会组织在直接服务层面上,开展的多元化服务覆盖区域广,使服务对象切实受益。据统计,青岛协作者督导支持各社会组织开展各类服务活动1035场次,服务有需要的困难群众56804人次。

● 项目执行过程中,总结了以下有效经验:

(一)组建项目组,制定项目监测评估工具

2017年12月,青岛协作者为开展第三方监测评估工作进行准备。

1.与北京协作者专家组及青岛市市北区创益工场组成项目支持性监测评估组,双方建立沟通机制,明确双方工作职责,充分发挥创益工场行政管理及北京、青岛协作者专业支持作用,为社会组织项目实施提供支持。

2. 建立与社会组织的沟通机制,建立微信群和邮件群,保障与社会组织及时沟通联系,便于咨询指导。

3.制定项目管理手册,其中明确创益工场对项目的管理要求,第三方监测评估工作说明及任务清单/工具模板,包括咨询督导表、案例框架、中期报告模板、结项报告模板、档案管理清单等,便于各社会组织在项目实施过程中遇到问题及时得到技术、工具的支持。

(二)开展过程性专题培训、圆桌辅导会,回应社会组织能力建设普遍性需求

项目初期,青岛协作者组织开展了“项目管理专题培训”,邀请具有丰富实务经验的青岛协作者理事、北京协作者李涛主任为社会组织的伙伴们开展项目过程性监测评估的第一次工作坊,提升其项目管理和服务能力,以更好的服务目标人群。对于本次培训,各组织均表示满意,从培训中收获很多,对其下一步实施项目有很好的指导作用。

(三)实地监测指导,跟进全过程评估

各社会组织项目实施过程中,青岛协作者与各项目负责人保持密切联系,了解其项目实施情况,并进行现场监测。围绕以下几个方面对20个服务项目进行现场观摩、实地监测和指导:

1.目标管理:活动策略和效果对项目目标的达成情况。

2.项目管理:活动与实施计划的一致性、项目档案材料管理。

3.量化指标和风险管理:受益数量完成度和风险识别。

(四)开展品牌项目辅导,发掘培育重点品牌项目

为了更好的挖掘培育市北区社会组织品牌服务项目,2018年4月至6月,7月至10月,青岛协作者针对3个重点项目进行现场指导共计9次,邀请行业专家,结合项目人员在服务实施中遇到的实际困难,就项目品牌建设路径、项目规范管理、政社合作关系等方面进行有针对性的一对一辅导,从实务角度有效解决项目实施人员的困惑及服务瓶颈,推进项目的顺利实施及项目自身的品牌建设。

(五)开展日常咨询辅导,回应个别化需求

在项目实施过程中,青岛协作者针对个别有需求的组织提供个别化咨询督导服务,解答其项目实施过程中遇到的疑问,其中主要为10多个组织提供个别化咨询指导服务,回应各组织项目实施中的个别化需求。做到了及时查看,及时回复,及时记录,定期跟进。

(六)阶段性项目评估,把控项目实施进度与质量

在项目实施的不同阶段,青岛协作者督促和辅导各组织及时递交阶段性报告,了解了各项目进展情况以及遇到的问题及困难等。青岛协作者撰写项目总体进展报告递交创益工场,并针对社会组织在报告中体现的问题及困难给予回应指导,提供支持。

阶段性的项目进度评估工作一方面协助社会组织增强了自身项目阶段评估的意识和项目进度管理能力,另一方面有利于监测保障项目的顺利完成。

(七)项目实施数据信息的收集统计管理

2018年1月24日开始,青岛协作者每周通过微信群提醒各组织提交信息,并把各社会组织递交的通讯稿以及照片进行分类整理;同时把各社会组织提交的服务信息进行分类管理,及时发送到青岛市市北区创益工场邮箱,并做好过程性信息统计。每周收集活动预告、活动后的通讯稿以及照片,累计收集数量达到940次。通过数据资料收集,一个是做好档案的管理,另一个是让项目方了解项目的进展情况。

"支持性监测评估"是北京协作者多年来在专业支持实践中探索出来的第三方评估模式。自2010年开始,北京协作者受北京市民政局、北京市妇联、东城区社会工委、首都公益慈善联合会等部门和组织委托,承接了包括“政府购买民办文化场馆公益服务支持性监测管理项目”、“北京市福彩公益金购买公益项目第三方监测评估”、“’益家行’北京市妇女社会组织联合型家庭综合服务监测评估与能力建设项目”等数十个监测评估项目,探索出以参与项目实践为载体,以服务民生和能力提升为导向,以多元化专业能力建设手法为保障,政府监督指导、支持性组织支持、服务性社会组织参与的支持性监测评估模式。经过青岛协作者“助力计划”推广至青岛,协助青岛市市北区政府购买社会组织服务项目的各社会组织项目负责人实现了从最初的迷茫、孤单到充满热情,相互分享、支持与勉励的转变。 

青岛社会组织的反馈

“项目实施过程中遇到的问题与困难,协作者都能耐心为各社会组织提供指导与支持。协作者也会定期对我们实施的项目开展实地监测评估工作,提供个别化指导与支持。感谢协作者的老师们帮助我们顺利地完成项目。

我们项目组成员在圆桌辅导会议中提升了项目运作、管理能力。这不仅为我们组织长远发展夯实了基础,而且也有力提升了社会组织持续承接政府购买服务的能力,促进社会组织的发展。”

——青岛市12349公共服务中心 戴琪琪

“协作者是我们公益路上的指明灯。协作者到我们每个组织现场走访,出于本能一开始我们是抵触的,但后来发现这种走访并非官方检查,挑毛病。在走访过程中,协作者没有一点居高临下指导的姿态,而是充满尊重,进行客观记录。当邮件里收到协作者发来的走访报告时,我们终于彻底的信服了。我在想,我们对待服务对象,是否也做到了耐心的事先解释和声明,事后的跟进呢,对志愿者和捐赠人是否做到了定期的回访呢。

在与协作者的相处中,我们逐步学习了项目设计、档案管理规范、财务管理规范等一系列专业知识。在执行中,笑姐公益将档案修改了新版,并开始修订以前部分档案,制定了新的档案管理规范。

协作者为社会组织提供专业、规范化的知识,将先进经验进行互相交流,为社会组织提供及时的解惑答疑,促成大家共同进步。协作者的培育和指导接地气,实用有效,是社会组织成长中的督导专家和指路明灯。感谢协作者李涛老师和所有工作人员。”

——青岛笑姐志愿者公益发展中心 李小军

“协作者在项目执行过程中持续性的培训,对社会组织项目管理给予了很多支持,培训采用圆桌会议的方式,与以往的培训不同,这给了参与者更多交流的机会,可以更多地了解其他项目,相互学习,取长补短。而且协作者的培训内容符合大多数项目的需要,帮助社会组织规范了项目管理,提供了很多在项目实施中的方法技巧,提供了更多的思路。”

——青岛爱益普社会工作服务中心 钟翠翠


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