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如何推进临时承接的调研走访类项目

龙绍眉 2019-02-14 10:20   中国社会工作杂志 投搞 打印 收藏

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笔者所在的机构主要是做社区服务项目, 最近在与残联对接之后,新承接了一个入户走访残疾人的项目, 落地在江苏省苏州市太仓市A镇区。如何有效推进临时承接的调研走访项目呢?笔者将依据以往经验, 主要从前期准备、中期走访、后期收尾3 方面谈谈自己的看法。

笔者所在的机构主要是做社区服务项目,最近在与残联对接之后,新承接了一个入户走访残疾人的项目, 落地在江苏省苏州市太仓市A 镇区。因为人员配置固定,项目资金有限,所以机构采用临时抽调人员, 以项目资金补贴的形式补充调研团队。团队成员都是由机构所承接A镇区项目不同社区的一线社会工作者组成,但他们自己所承接的项目任务量较重, 且此调研项目可给到的补贴有限, 要求的调研时间也较短,在这样的情况下, 如何有效推进临时承接的调研走访项目呢?笔者将依据以往经验, 主要从前期准备、中期走访、后期收尾3 方面谈谈自己的看法。

1.前期准备

了解调研初衷

在着手开始做调研项目的时候,机构一定要了解服务购买方开展此次调研的出发点是什么,想要收集的重点信息有哪些,把握调查重点,确保调研人员在走访过程中不偏离调查方向。

梳理对接事项

当对接事项涉及多方面时,机构一定要做好框架梳理,把握先后顺序。以残疾人入户走访为例,在跟服务购买方的对接方面,要认真了解调研要求,确定可联动的组织或部门(对于正式的单位,确认是否已发文),如在残疾人走访项目中可能要跟社保局、社区等单位进行交流,这就需要机构跟服务购买方确认是否打通了职能部门之间的沟通渠道。另外,涉及物资发放的,需要明确发放金额要求并做好领用物资的数量统计(包含数量变更等)。在参与调研人员的内部对接方面,需要做好系统培训,签订保密协议,各种调研物资的领用和工作牌的发放应及时到位,还应建一个集中讨论组,方便各类事项的安排和情况的说明。在与协助方的对接方面, 需要了解协助方参与的重点内容是什么,在请求协助前做好情况说明和解释工作,做到一次性说明协助请求,避免多次打扰。项目负责人对所有对接事项都已清楚后,要注意前期准备工作的先后顺序,紧急的、耗时长的放在前面。如要给被调研对象赠送礼品的,礼品购买要先到位;要统计调研对象基本信息的,要做好小组分工,在确定时间节点的基础上保证信息到位,不影响调研进度。

做好人员分工和任务分解

在保证调研人员人身安全和调研进度稳定进行的基础上,建议两人为一个小组。具体的走访数量要在前期做好说明,后期主要由项目负责人根据实际情况划分每一个小组的走访名单,保证每个小组的走访数量基本一致,尽量减少不平衡状况。到后期的电子档案归档整理时,最好也让不同的小组整理好并提交,若所有的电子档案都汇总到负责人处进行整理,工作量会比较大,而且有些情况还需要后续跟踪,不容易进行统一处理。另外,走访任务应细分到每一个时间段,因此,项目负责人在前期就要做好数量说明,同时定期进行走访数量和情况的收集,避免因为是额外项目, 团队成员出现懈怠的情况。若存在特殊情况影响走访的,也可早做调整,尽量不要影响整体调研进度。

注重资源整合

对于调研类的项目,要充分借用社区的条线分管人员、小组长和志愿者骨干等资源,以及有过相似项目经验的其他机构,整合熟人网络和经验支持。

厘清工作思路

在接到项目的时候先不要忙着去做,首先要厘清项目的出发点,包括项目涉及的具体内容、过程中需要利用的资源、影响该项目推进的因素以及解决办法。项目负责人在厘清工作思路之后,要一一向团队成员解释,如果负责人自己都还没有“消化”项目的具体情况,就要求团队成员及时跟进,只会增加成员的负面情绪,而且对项目进展毫无益处。

2.中期走访

实地指导

前期的培训能让团队成员有效吸收的内容其实很有限,为了保证调研质量,机构应组织所有团队成员集中进行一两次的走访,同时让每个人都能有填写调研问卷的机会,并在这一过程中及时指出可能会遇到的问题和相应的解决办法,这样团队成员才能更加了解日后的调研方向和注意事项,也有助于减少或者规避后期重新填补信息的情况发生。

实时沟通

首先要把握时间节点。针对项目本身,一定要把握好时间节点,在协议时间内完成任务。如果实在有困难不能完成的,也最好能够面对面和服务购买方进行情况的说明和整体进度的汇报。其次是保持团队意识。所有参与调查人员都是因为一个项目而形成了暂时的团队,所以项目负责人要时刻灌输团队意识,包括经验分享、总结反思等。为保证走访量基本一致,成员应在讨论组及时反映小组的最新进展,这也能让项目负责人对整体情况有所了解,在进度较慢时还能进行自我反思。但笔者也发现工作群消息关注度弱的现象,针对这种情况, 建议对于所发的重要消息一定要附上“收到请回复”的字样,不管接收消息的人有没有仔细读取信息,既然已经回应“收到”,那就要落实相应的责任,有助于事后追责。

以量为基础进行走访

临时承接的调研走访类项目往往涉及调研人员的临时抽调和团队的临时组成,由于调研人员同时还需要兼顾其他项目,所以在任务定量时应注意职责的说明。不管是调研人员自己去社区走访,还是同社区志愿者一道去了解情况,前提都应该是保证一定的工作量。对于拖延的情况,项目负责人一定要及时与相关调研人员进行正式的谈话;对于调研质量不达标的(如逻辑不通、填写不规范等),应让相关调研人员按照走访要求补充完成。所有走访信息在提交之前, 都需要项目负责人进行仔细查验。

掌握调研技巧

当进行具体个人的情况了解时,调研人员一定要提前打电话预约,并保证在约定时间内到达调研对象家中。如果没有调研对象的联系方式,就只能上门碰运气,一般晚上和周末能碰到的概率较大,也可以向调研对象的邻居询问,减少白跑的情况。在走访过程中,难免会出现调研对象不信任、不配合的情况,这时可以通过“熟人带路、能人领路”的方式开展工作,同时要做到对调研内容心中有数。例如,笔者在入户调研时,首先会做的就是表明身份,说明调查目的,以拉家常的方式收集信息, 对调研对象的疑问及时反馈和跟进,尽量少做承诺,减少由于承诺无法兑现而给调研对象造成的伤害。

3.后期收尾

统一汇总核查

对于不同调研小组交上来的信息,除了核查之外,项目负责人还需进行系统整理,包括格式、排版和情况说明等。在整理之前,最好再次确认服务购买方的相关要求,减少返工现象的发生。调研过程中出现的特殊情况,建议以文字的形式写一份详细的情况说明,便于服务购买方加深了解。

做好项目总结

项目负责人要做好项目总结电子文档的整理反馈,包括走访数量、走访人员名单、财务情况、物资使用和留存情况等内容。需要注意的是,原始的文档或者表格不要轻易删除, 因为后期的数据汇总可能会需要全面整体的信息反馈,调研人员也可以从原始记录中获得经验和反思。物资进出也须做好详细记录,只有把握具体的物资使用量, 同时记录好留存的用到其他项目的物资,机构财务部门才能做好资金的定向分摊。另外,根据项目的具体情况,可能会进行分工, 在后期调研过程中还会出现多次的内部调整,由于涉及不同的工作量和后期的补贴计算,项目负责人一定要做好解释说明工作,切忌只交任务,不做说明。同时,项目负责人还要及时整理最新的调整信息,避免因为时间耽搁太久, 后期无法核算资金的使用情况。

允许团队成员有畏难情绪

在承接项目的时候,机构要合理预估自身能力,对于服务购买方提出的在能力范围外的要求须提前进行说明。若项目本身做起来有难度,负责人就要注意把握节点, 细化分解任务,允许团队成员有畏难情绪。就拿笔者所在机构曾承接的残疾人入户调查的项目来说,由于新项目耗时较长,且是夏天的户外项目,调研人员有负面情绪、参与积极性较低也是正常的。这时,项目负责人就需要做好情绪疏导工作,或者一同参与调查,让参与一线调研的社会工作者感受到来自机构的支持和关怀。


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